В Україні триває перехід на електронні трудові книжки, який має завершитися до 10 червня 2026 року. Після цієї дати саме електронний формат стане основним для обліку трудового стажу. Водночас відсутність оцифрованих даних не призведе до втрати стажу, однак може створити низку практичних труднощів для громадян.
Хто повідомляє: про це інформує Пенсійний фонд Україн.
Перехід на електронні трудові книжки: що зміниться
Цифровізація трудових книжок є частиною загальної реформи державних послуг в Україні. Після завершення переходу:
— основним джерелом інформації про стаж стане електронна база;
— паперові трудові книжки не скасовуються, але матимуть допоміжне значення;
— підтвердження стажу відбуватиметься швидше — за наявності даних у системі.
Важливо: штрафів за неоцифровану трудову книжку не передбачено.
Що вже оцифровано
Процес оцифрування триває близько п’яти років. За словами Олександр Малецький, більшість українців уже мають електронні записи про свій стаж.
Насамперед це стосується:
— періоду після 1 січня 2004 року — ці дані вже є в системі завдяки звітності роботодавців;
— складніша ситуація — зі стажем до 2004 року, який потребує оцифрування.
Які ризики, якщо не оцифрувати трудову книжку
Хоча стаж формально не зникає, відсутність його в електронному вигляді може призвести до проблем:
— можливе зменшення розміру пенсії;
— затримки при оформленні пенсійних виплат;
— необхідність додатково підтверджувати стаж (довідками або через суд);
— труднощі у разі втрати паперової трудової книжки.
Як подати документи на оцифрування
Подати документи можна двома способами:
Онлайн
Через портал Пенсійний фонд України:
- Авторизуватися (КЕП, BankID або Дія.Підпис);
- Обрати розділ: «Комунікації з ПФУ», далі — «Відомості про трудові відносини»;
- Завантажити скан-копії документів;
- Підписати та надіслати заяву.
Вимоги до файлів:
— кольорові;
— чіткі (рекомендовано 300 dpi);
— формат JPG або PDF;
— розмір до 1 МБ.
Особисто
У територіальному відділенні Пенсійного фонду.
Чому це важливо?
Перехід на електронні трудові книжки має низку переваг:
— зменшення ризику втрати документів;
— швидкий доступ до інформації про стаж;
— спрощення оформлення пенсії;
— підвищення точності обліку трудової діяльності.
Крім того, наявність повних даних у системі може позитивно вплинути на розмір пенсійних виплат.
Після 10 червня 2026 року електронна трудова книжка стане ключовим інструментом обліку стажу в Україні. Хоча відсутність оцифрованих даних не означає автоматичної втрати стажу, це може ускладнити його підтвердження та вплинути на швидкість і розмір пенсійних виплат.
Тому фахівці радять не відкладати оцифрування і заздалегідь подбати про внесення всіх необхідних даних до електронної системи.
