Оформлення та відновлення документів під час війни: повний гайд від ДМС України

Паспорт громадянина України у формі ID-картки оформлюють із 14 років, і він видається строком на чотири роки. Після досягнення 18-річного віку паспорт оформлюють на 10 років.

Обміняти паспорт потрібно, зокрема, якщо:

• змінилися персональні дані — прізвище, ім'я, по батькові;

• змінилася транслітерація імені або прізвища;

• закінчився строк дії документа;

• у паспорті виявили помилку;

• документ пошкоджений і непридатний для використання;

• пошкоджений або не читається чип ID-картки;

• людина хоче добровільно замінити паспорт-книжечку на біометричну ID-картку;

• паспорт втрачено або викрадено.

“Внутрішній” паспорт громадянина України (у формі книжечки) можна обміняти ID-картку за бажанням власника, якщо він хоче, щоб його дані були внесені до Єдиного державного демографічного реєстру та отримати біометричний документФото: Державна міграційна служба України / Facebook

В Україні документи приймають територіальні підрозділи Державної міграційної служби, центри надання адміністративних послуг та підрозділи державного підприємства “Документ”.

“Українці, які перебувають за кордоном, можуть звернутися до закордонних підрозділів ДП “Документ”, — зауважує Марія Гарник, — Актуальний перелік таких підрозділів, їхні адреси, графік роботи та можливість запису в електронну чергу розміщені на офіційному сайті ДП “Документ”.

Після останніх змін строки оформлення паспорта скоротилися. У звичайному порядку паспорт оформлюють до 20 робочих днів, а терміново — до семи робочих днів.

Для першого паспорта особам, які досягли 14 років, строк оформлення також становить до семи робочих днів.

Якщо документи подаються у закордонному підрозділі ДП “Документ”, оформлення відбувається у визначені строки, однак доставка готового паспорта може тривати до трьох місяців через логістику.

“Перший паспорт громадянина України для людини, яка досягла 14 років, оформляється безкоштовно. Це стосується і випадку, коли людина звернулася за першим паспортом уже після 18 років”, — пояснює фахівчиня. 

Однак є й інші категорії, які мають право на безкоштовне оформлення документа. Зокрема, це люди, які перебували в місцях несвободи внаслідок збройної агресії проти України. Для безкоштовного оформлення паспорта їм необхідно протягом року після звільнення подати відповідну довідку СБУ.

За словами пані Гарник без адміністративного збору паспорт оформляють особам, щодо яких встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України. У такому разі подається витяг з відповідного реєстру, де має бути зазначена дата звільнення.

Для оформлення першої ID-картки у віці від 14 до 18 років потрібні:

• свідоцтво про народження або витяг з Державного реєстру актів цивільного стану – за наявності;

• для дітей, народжених за кордоном, – оригінал документа, що підтверджує факт народження, виданого компетентним органом відповідної держави;

• документи, що посвідчують особу та підтверджують громадянство батьків або одного з них, які на момент народження дитини були громадянами України;

• довідка про присвоєння РНОКПП – за наявності;

• відомості про місце проживання.

У прифронтових регіонах оформити ID-картку вперше можна у мобільному підрозділі ДМС, які забезпечують доступність паспортних послуг у прифронтових громадахФото: Головне управління ДМС у Харківській області /Facebook

“Якщо свідоцтва про народження немає, це не обов'язково є перешкодою для оформлення паспорта. Заявник може надати відомості про місце і дату народження, а працівники ДМС перевірять їх за державними реєстрами”, — зауважує Марія Гарник.

Однак бувають ситуації, коли і в батьків немає документів, в таких випадках, як пояснює представниця міграційної служби, заявник також може надати письмове пояснення про своїх батьків та відомі йому обставини, а ДМС перевірятиме ці відомості за наявними інформаційними базами.

“Також бували й такі обставини, коли один або обидва батьки на момент народження дитини були іноземцями або громадянство України набувалося в іншому порядку, у такій ситуації може знадобитися довідка про реєстрацію особи громадянином України”, —  додала пані Гарник.

Для дітей віком від 14 до 18 років із зареєстрованим місцем проживання передбачена можливість одночасно з оформленням першого паспорта отримати реєстраційний номер облікової картки платника податків — РНОКПП.

“Для цього під час подання документів потрібно заявити про бажання отримати таку послугу. Ця інформація передається до податкової служби в електронному вигляді. Після перевірки номер вноситься до паспорта”, – зауважує представниця ДМС.

Паперову довідку про РНОКПП, за її словами, за потреби потрібно отримувати вже безпосередньо в податковій службі.

Для людей, які з різних причин не отримали паспорт у 14 років, процедура складніша, оскільки ДМС має встановити особу.

Потрібні, зокрема, свідоцтво про народження або відповідний витяг, документи батьків – якщо вони є, а також інші відомості про людину, зокрема, де вона проживала, навчалася, дані про батьків тощо.

“Якщо документа з фотографією немає, особу можуть встановлювати за участю свідків, – пояснює пані Гарник. — Свідком може бути, зокрема, близький родич. Він має підтвердити особу заявника, а родинний зв'язок підтверджується відповідними документами”.

Також она зауважила, що для тих, хто набув громадянства України, необхідна відповідна довідка про набуття громадянства.

У разі втрати або викрадення паспорта потрібно звернутися до ДМС, ЦНАПу або ДП “Документ” для оформлення нового документа.

За словами фахівчині у разі втрати паспорта-книжечки подається письмова заява, а якщо втрачено ID-картку, така заява не потрібна. 

“Якщо паспорт викрали в Україні, необхідно надати витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань, який отримують у Національній поліції. А якщо це сталося за кордоном, то спочатку потрібно звернутися до місцевих правоохоронних органів і отримати документ, що підтверджує звернення з приводу втрати чи викрадення”, — зауважує пані Марія.

Під час оформлення нового паспорта також подаються документи про зміну персональних даних, якщо такі зміни відбулися. Наприклад, якщо людина після одруження змінила прізвище, але не встигла замінити паспорт і потім його втратила, новий документ оформлюватимуть уже на нове прізвище.

Окрема проблема виникає у людей, яких раніше документували підрозділи ДМС, що нині залишилися на тимчасово окупованих територіях. Йдеться, зокрема, про території Донецької та Луганської областей, Крим і Севастополь.

Архіви цих підрозділів можуть бути недоступними. Через це Державну міграційну службу не завжди має можливість одразу підтвердити факт видачі людині паспорта.

“У такій ситуації варто принести всі документи, які є в наявності, навіть якщо вони не входять до обов'язкового переліку”, — радить фахівчиня.

Це можуть бути:

• військово-обліковий документ;

• приписне посвідчення;

• посвідчення водія;

• пенсійне посвідчення;

• свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу;

• інші документи з персональними даними та фотографією;

• копії таких документів.

Після надання документів Державна міграційна служба використовує ці відомості для перевірки та встановлення особи. Така процедура особливо важлива для людей, які через окупацію не мають доступу до документів або архівних даних за місцем попереднього оформлення паспорта.

Відомості про зареєстроване місце проживання зараз не вносять безпосередньо до ID-картки, її чипа чи нового паспорта-книжечки. Вони зберігаються в електронних реєстрах. Тому під час оформлення паспорта відсутність витягу з реєстру територіальної громади сама по собі не означає, що документи не приймуть.

“Людина може повідомити відомості про своє зареєстроване місце проживання, а працівники Держміграції перевірять їх за інформаційними системами. І якщо дані не збігаються або їх взагалі немає, ДМС звертається до органу реєстрації для актуалізації інформації. Якщо виправити або підтвердити дані не вдається, людині повідомлять про необхідність звернутися безпосередньо до органу реєстрації”, — пояснює пані Гарник.

Якщо паспорт обмінюється через зміну прізвища, імені, помилку, закінчення строку дії або іншу визначену законодавством причину, потрібно подати чинний паспорт та документи, які підтверджують підставу для обміну.

Наприклад, це може бути:

• свідоцтво про шлюб;

• свідоцтво про зміну імені;

• документи, що підтверджують інші зміни персональних даних.

Також подається документ про сплату адміністративного збору або документ, який підтверджує право на звільнення від нього. РНОКПП та відомості про місце проживання подаються за наявності.

“Якщо людина обмінює паспорт-книжечку на ID-картку за власним бажанням, старий документ можуть повернути їй до моменту отримання нового. Після виготовлення нової ID-картки старий паспорт здається”, — каже фахівчиня.

Можна обміняти паспорт-книжечку на ID-картку за власним бажанням звернувшись до Державної міграційної службиФото: Головне управління ДМС у Харківській області /Facebook

У період воєнного стану готовий паспорт можна за заявою переслати для отримання в іншому підрозділі ДМС, закордонній дипломатичній установі України або закордонному підрозділі ДП «Документ». Для цього людина подає відповідну заяву і визначає місце, де хоче отримати документ.

Водночас для чоловіків віком від 18 до 60 років діють додаткові вимоги щодо військового обліку.

“Під час оформлення та видачі документів за кордоном ДП “Документ” перевіряє інформацію про військовий облік через електронну взаємодію з реєстрами. Тобто в окремих випадках людині не потрібно приносити паперовий військово-обліковий документ – його дійсність перевіряють електронно”, — зауважує фахівчиня ДМС, та нагадує, що питання постановки на військовий облік і виправлення інформації у відповідних реєстрах належать до компетенції Міністерства оборони.